Augmentez la disponibilité de votre association en proposant un accueil téléphonique pour associations

Un homme est au téléphone pour la permanence téléphonique de l'association dans lequel il est bénévole

Vous voulez rendre votre association plus disponible ? Mettre en place un accueil téléphonique est un moyen tout simple et incroyablement efficace pour y parvenir. En proposant une permanence téléphonique, vous faites toute la différence dans l’accompagnement que vous offrez à vos bénéficiaires, qui savent alors qu’ils peuvent compter sur vous en toute circonstance.

Comment améliorer l'accompagnement offert par votre association ?

1. La permanence physique

Commençons par la permanence physique. L’idée, c’est de définir des créneaux horaires précis et réguliers pendant lesquels vos bénévoles ou salariés peuvent accueillir les visiteurs et bénéficiaires sur place. Pensez ensuite à afficher ces informations de manière claire sur votre site web, vos réseaux sociaux et tous vos supports de communication : ainsi, chacun saura exactement quand et où vous trouver. En parallèle, n’oubliez pas l’importance d’un accueil téléphonique ou d’une permanence téléphonique complémentaire : un bon accueil par téléphone renforce la confiance et évite bien des déconvenues— vos bénéficiaires éviteront de se déplacer pour rien.

2. L’accueil téléphonique

Nous vous accompagnons dans la mise en place d’un numéro unique et gratuit, pour proposer votre permanence téléphonique, comme ceci même les bénéficiaires les plus éloignés profitent des mêmes avantages que ceux qui peuvent se déplacer.

Par ailleurs, un accueil par téléphone pour les associations offre la flexibilité nécessaire pour informer rapidement vos membres d’un événement à venir ou d’un changement d’horaires. Et si vous voulez aller plus loin, la mise en place d’une permanence par téléphone pour les associations vous permettra de traiter un plus grand nombre de demandes tout en restant proche de vos adhérents. Cette permanence téléphonique associative est aussi idéale pour gérer des urgences ou des questions spécifiques en dehors de vos horaires habituels, renforçant ainsi le lien de confiance avec vos bénéficiaires.

3. Les réseaux sociaux

Enfin, n’oublions pas l’impact majeur des réseaux sociaux dans le monde associatif. Que vous soyez actif sur Facebook, Instagram, LinkedIn ou d’autres plateformes, la présence régulière de votre association sur ces canaux contribue grandement à renforcer votre visibilité et votre réactivité. Y publier des informations sur vos horaires, vos actions et vos événements permet à la fois de créer une communauté engagée et de garder le contact avec vos membres.

En répondant rapidement aux commentaires et aux messages privés, vous montrez que votre association est accessible et à l’écoute, ce qui ne fera qu’accroître votre réputation positive. Pour compléter cette stratégie, une permanence associative intégrant à la fois l’accueil par téléphone et la gestion de votre image en ligne optimisera votre disponibilité et votre efficacité.

Quels sont les avantages d’un accueil téléphonique ?

Une disponibilité géographique accrue

Un accueil téléphonique permet à chacun de joindre votre association, peu importe sa localisation ou ses contraintes de déplacement. C’est particulièrement précieux pour les publics vulnérables : une femme victime de violences conjugales ou un parent isolé, par exemple, peut ainsi accéder rapidement à des conseils ou un soutien, sans avoir à parcourir de longues distances. En misant sur la permanence téléphonique, vous rendez vos services plus accessibles à tous, où qu’ils se trouvent.

Améliorer l’accessibilité du service

Au-delà de l’aspect purement géographique, un accueil téléphonique pour les associations renforce l’accessibilité de vos services. Certaines personnes, en situation de handicap ou rencontrant des difficultés pour se déplacer, préfèrent communiquer à distance. Pour d’autres, c’est une question de discrétion : appeler depuis un lieu privé plutôt que d’être vues dans les locaux d’une association peut être essentiel.

Un accueil par téléphone s’adapte d’ailleurs à toutes sortes de contextes. Il permet d’établir un premier contact plus rassurant, surtout pour ceux qui hésitent à franchir la porte d’un organisme par peur ou par gêne. C’est aussi une option plus confortable pour les personnes fragilisées, qui peuvent avoir du mal à se confier en face-à-face. Ainsi, la permanence téléphonique contribue pleinement à la mission d’accompagnement et de protection de nombreuses structures.

Un service gratuit et qui prend peu de temps à l’appelant

Un atout non négligeable : l’accueil téléphonique peut être gratuit si vous optez pour un numéro vert ou que vous prenez en charge les frais de communication. Cette gratuité encourage davantage les personnes en difficulté à appeler, même plusieurs fois, sans craindre de dépenser. En plus, pour beaucoup, téléphoner à une permanence téléphonique est plus rapide que de se déplacer. C’est idéal pour les parents d’enfants en bas âge, ceux qui ont des horaires contraignants ou des problèmes de mobilité. Avoir la possibilité d’échanger avec un professionnel de l’association par téléphone leur facilite la vie et réduit les contraintes logistiques pouvant les empêcher de demander de l’aide.

Une réponse d’urgence 24h/24 et 7j/7

Enfin, proposer un accueil téléphonique disponible en continu (ou sur une large plage horaire) apporte une réponse immédiate aux situations d’urgence. Comme les crises ne se limitent pas aux heures de bureau, il est indispensable d’être joignable à tout moment. Une permanence téléphonique 24h/24 et 7j/7 peut constituer le premier point d’accès pour gérer des cas critiques : rediriger vers les services d’urgence, des hébergements temporaires ou encore des professionnels de santé compétents. Ce dispositif en continu permet aussi de partager la charge de travail entre bénévoles et salariés, tout en assurant une veille constante. Cela renforce la crédibilité de votre association et la confiance que vos bénéficiaires placent en vous.

Ce que nous proposons pour les associations

Nos services dédiés aux associations

Nous savons à quel point il peut être difficile de répondre à tous les appels lorsque l’on gère une structure associative. C’est pourquoi avec Planitel on vous propose de mettre en place un accueil téléphonique associatif, entièrement adapté à vos besoins et à vos contraintes. Nous mettons en place un numéro unique pour les accueils téléphonique d’associations de toutes tailles, allant des plus petites structures aux plus grandes fédérations. En optant pour notre logiciel vous bénéficiez d’un accompagnement pour configurer votre logiciel et ajouter les comptes des personnes d’astreintes. On vous guide dans le choix de votre numéro unique, un numéro gratuit et que ce soit un numéro géographique ou 0800.

Prenez rendez-vous avec Planitel

Contactez-nous pour planifier un rendez-vous de présentation et on vous explique tout. Nous serons ravis de discuter de votre projet et de mettre en place une solution qui réponde à vos besoins spécifiques.

Les organisations et associations françaises qui proposent un accueil téléphonique

France Alzheimer : https://www.francealzheimer.org/ 

Numéro de téléphone : 0142975241 Service d'appel gratuit

Le Comede : https://www.comede.org/

Numéro de téléphone : 01 40 25 99 78, le mardi de 14h30 à 19h30

Informations sur les activités du Comede à Paris et premier entretien permettant de déterminer la meilleure orientation possible (au Comede ou chez un partenaire)

Le Collectif féministe contre le viol (CFCV) : https://cfcv.asso.fr/

Numéro de téléphone : 0 800 05 95 95

Le « VIOLS–FEMMES–INFORMATIONS ». Numéro vert, gratuit depuis un poste fixe en France et dans les DOM et TOM, ce numéro est accessible du lundi au vendredi, de 10 h à 19h (heures Paris).